Betriebsprüfung professionell vorbereiten: Digitale Daten sicher bereitstellen

Eine Betriebsprüfung kann für Unternehmen erheblichen Koordinationsaufwand auslösen, wenn digitale Daten nicht kurzfristig bereitgestellt werden können. Deshalb sollte die Vorbereitung nicht auf die fachliche Beantwortung steuerlicher Fragen beschränkt bleiben. Ebenso wichtig ist, dass Datenzugriffe funktionieren, Exporte technisch belastbar sind und alle Beteiligten ihre Aufgaben kennen. 

Digitale Zugriffsrechte rechtzeitig organisieren 

Im Rahmen der Betriebsprüfung kann die Finanzverwaltung auf elektronisch aufbewahrungspflichtige Unterlagen zugreifen. Die GoBD unterscheiden dabei verschiedene Zugriffsformen, etwa den unmittelbaren Nur-Lesezugriff, die Auswertung durch das Unternehmen nach Vorgaben und die Überlassung maschinell auswertbarer Daten. Unternehmen sollten daher prüfen, welche Systeme steuerlich relevante Informationen enthalten und wie der Zugriff auf aktuelle wie historische Daten gewährleistet wird. 

Exportfähigkeit praktisch testen 

Eine bloße Dokumentation vorhandener Exportfunktionen reicht nicht aus. Sinnvoll ist ein realer Testlauf mit Daten aus typischen Prüfungszeiträumen. Dabei sollte kontrolliert werden, ob die Dateien vollständig, lesbar und maschinell auswertbar sind. Auch die Beziehungen zwischen Stamm-, Bewegungs- und Metadaten sollten nachvollziehbar bleiben. Bei Systemwechseln und Archivlösungen ist dieser Punkt besonders wichtig. 

Verantwortung und Kommunikation festlegen 

Für die Dauer der Betriebsprüfung sollte ein zentraler Koordinator bestimmt werden. Er bündelt Anfragen und stimmt sich mit Rechnungswesen, Steuerfunktion, IT und externen Beratern ab. Zusätzlich ist zu definieren, wer Daten extrahiert, wer fachliche Antworten vorbereitet und wer eine Herausgabe freigibt. Dokumentierte Zuständigkeiten vermeiden Doppelarbeit und widersprüchliche Auskünfte. 

Mit einer solchen Vorbereitung wird die Betriebsprüfung besser steuerbar. Wenn Daten verfügbar sind, Exporte funktionieren und Zuständigkeiten feststehen, kann das Unternehmen Anfragen strukturiert bearbeiten und den laufenden Geschäftsbetrieb möglichst wenig belasten.