Kontrollen im E-Rechnungsprozess: Ein wirksames internes Kontrollsystem aufbauen

Der digitale Rechnungseingang beschleunigt viele Abläufe, erhöht aber zugleich die Bedeutung interner Kontrollen. Rechnungsinformationen werden automatisiert übernommen, über Schnittstellen übertragen und teilweise ohne manuelle Eingriffe verarbeitet. Fehler können sich dadurch schnell durch mehrere Systeme fortsetzen. 

Ein internes Kontrollsystem sollte solche Risiken frühzeitig adressieren. Technische Prüfungen, eindeutige Rollen und nachvollziehbare Freigaben bilden gemeinsam die Grundlage für einen kontrollierten E-Rechnungsprozess. 

Kontrollen über den gesamten Rechnungsablauf verteilen 

Ein IKS sollte sämtliche relevanten Phasen berücksichtigen: vom Eingang einer elektronischen Rechnung über Verarbeitung und Prüfung bis zu Freigabe, Buchung und gesetzeskonformer Aufbewahrung. 

Unternehmen sollten für jeden Abschnitt festlegen, wer verantwortlich ist und welche Kontrolle erfolgt. Eine schriftliche Prozessbeschreibung schafft Transparenz über eingesetzte Systeme, Schnittstellen und die vorgesehenen Kontrollpunkte. 

Technische Prüfregeln und menschliche Entscheidungen abstimmen 

Automatisierte Prüfungen können strukturierte Rechnungsdaten auf Pflichtangaben, Formatfehler, Dubletten oder definierte Plausibilitäten untersuchen. Bei komplexen Sachverhalten ist dennoch eine fachliche Einschätzung erforderlich. 

Deshalb sollten Regeln für manuelle Prüfungen und Freigaben eindeutig beschrieben sein. Freigabegrenzen, Vertretungsregelungen und Eskalationswege helfen dabei, auch bei Abweichungen einen geregelten Ablauf sicherzustellen. 

Für bestimmte Risikobereiche kann eine zweite unabhängige Prüfung im Sinne des Vier-Augen-Prinzips sinnvoll sein. 

Dokumentation und Zugriffssteuerung als Kontrollbestandteile 

Kontrollen müssen praktisch durchgeführt und bei Bedarf nachgewiesen werden können. Dokumentierte Prüfschritte und Freigaben machen sichtbar, ob der festgelegte Prozess tatsächlich eingehalten wurde. 

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Änderungen an Stammdaten und Systemeinstellungen. Gleichzeitig sollten Benutzerrechte nach Aufgaben vergeben und regelmäßig auf Aktualität sowie Angemessenheit kontrolliert werden. 

Bei der Archivierung elektronischer Rechnungen sind außerdem die steuerlichen Aufbewahrungsanforderungen zu beachten. Die GoBD in der jeweils geltenden Fassung sollten in die Ausgestaltung des digitalen Prozesses einfließen. 

FAQ zu Kontrollen im E-Rechnungsprozess 

Welche Bereiche sollte ein IKS abdecken? 

Das Kontrollsystem sollte den gesamten Rechnungsablauf vom Eingang über Prüfung und Freigabe bis zur Buchung und Aufbewahrung berücksichtigen. 

Was können technische Kontrollen leisten? 

Sie können definierte Merkmale automatisiert prüfen, etwa Pflichtangaben, Datenformate, Dubletten oder Schnittstellen. Fachliche Prüfungen bleiben je nach Sachverhalt notwendig. 

Wie lässt sich die Durchführung von Kontrollen belegen? 

Geeignete Protokolle, dokumentierte Freigaben und nachvollziehbare Prozessnachweise können zeigen, wann und durch wen wichtige Kontrollschritte erfolgt sind. 

Welche Bedeutung haben Stammdatenkontrollen? 

Unkontrollierte Stammdatenänderungen können Prozesse beeinflussen. Deshalb sollten Änderungen und entsprechende Berechtigungen angemessen abgesichert werden. 

Fazit 

Kontrollen im E-Rechnungsprozess sollten technisch und organisatorisch aufeinander abgestimmt sein. Ein wirksames internes Kontrollsystem umfasst den gesamten Ablauf, dokumentiert wichtige Entscheidungen und begrenzt Zugriffe. Dadurch werden digitale Rechnungsprozesse verlässlicher und besser nachvollziehbar. 

Hinweis: Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und fachlich redaktionell geprüft.